TUGAS SOFTSKILL KELOMPOK

TUGAS SOFTSKILL KELOMPOK - MATERI 2

Posted by : Agung Dermawan Minggu, Desember 28, 2014

MATERI 2 : SDM DAN ORGANISASI

Bentuk Bentuk Organisasi

Berdasarkan strukturnya, bentuk organisasi dapat diberdakan atas

1. Organisasi garis
Organisasi garis diciptakan oleh Henry Fayol . Ciri-ciri organisasi garis adalah sebagai berikut :

a. Jumlah karyawan sedikit

b. Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja.

c. Masing-masing kepala unit mempunyai wewenag dan tanggung jawab penuh atassegala bidang pekerjaannya

d. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan

e. Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal

f. Tingkat spesialisasi belum terlalu tinggi

g. Organisasinya kecil.

2. Organisasi garis dan staf
Organisasi garis dan staf diciptakan oleh Harrington Emerson. Organisasi ini mencakup kelompok-kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi yaitu :

a. Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang digambarkan dengan garis atau lini.

b. Orang yang mengerjakan tugas berdasarkan keahlian.

Ciri-cirinya:

1. Organisasinya besar dan bersifat kompleks

2. Jumlah karyawan banyak

3. Hubungan antara atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

4. Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal

5. Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal

6. Kesatuan perintah tetap diperintahkan

7. Terdapat dua kelompok wewenang yakni wewenang lini dan wewenang sifat

− Wewenang lini adalah yang dapat / harus merealisasi tujuan organisasi secara langsung.

− Wewenang staf adalah karyawan yang tidak dapat merealisasitujuan perusahaan secara langsung tetapi hanya memberikan bantuan pelayanan.

3. Organisasi Fungsional
Organsasi fungsional adalah organisasi yang mendasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimiliki oleh pejabat-pejabatnya.

Ciri-ciri organisasi fungsional

a. Setiap pimpinan dapat memberikan perintah kepada setiap bawahan sepanjang ada hubungan dengan fungsi atasan tersebut.

b. Tanggung jawab pelaksanaan kepada lebih dari satu pimpinan

c. Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

d. Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal

e. Bawahan akan menerima perintah dari berapa orang atasan

f. Koordinasi antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertian yang dalam mengenai bidangnya.

4. Organisasi komite/panitia
Organisasi komite adalah bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite/dewan/board dengan pluralistic manajemen.

Deskripsi Umum Struktur Organisasi Perusahaan

Untuk membuat roda perusahaan berjalan efesien, efektif dan optimal, maka sebuah perusahaan yang telah mempekerjakan sejumlah tenaga kerja tentunya akan membagi sumber daya manusia tersebut dalam bagian-bagian yang sesuai dengan keahliannya, sehingga masing-masing individu memiliki gambaran yang jelas tentang posisi, fungsi dan haknya. Di bawah ini adalah contoh struktur organisasi sebuah perusahaan.

Pembagian dan susunan tugas tersebut kita kenal dengan istilah struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi perusahaan merupakan sebuah garis hierarki yang mendeskripsikan komponen-komponen yang menyusun perusahaan dimana setiap individu (sumber daya manusia) yang berada pada lingkup perusahaan tersebut memiliki posisi dan fungsi masing-masing.

Secara garis besarnya, ada lima jenis struktur organisasi perusahaan, yaitu :

1. Struktur organisasi fungsional, yaitu susunan organisasi yang didasarkan pada fungsi masing-masing. Minimal terdari dari lima bagian (divisi) yaitu divisi produksi, divisi pemnasaran, divisi personalia, divisi pembelajaan, dan divisi umum.

2. Struktur organisasi proyek, yaitu susunan organisasi dibentuk untuk mengerjakan suatu projek kerja pada perusahaan. Struktur organisasi ini akan dieleminasi ketika proyek telah selesai.

3. Struktur organisasi matriks dibentuk untuk mengerjakan beragam proyek yang dikembangkan oleh perusahaan. Struktur ini dikepalai oleh vice president, dan dibawahnya ada manajer-manajer proyek yang bertugas menyelesaikan project yang diemban masing-masing.

4. Struktur organisasi usaha adalah susunan organisasi yang terdapat pada sebuah perusahaan besar yang didasari oleh adanya pengembangan produk dan riset-riset usaha sehingga kompenennya menjadi lebih luas.

5. Struktur organisasi tim kerja adalah struktur organisasi temporal dalam sebuah perusahaan yang biasanya dibentuk untuk kondisi-kondisi tak terduga atau adanya proyek dadakan. Sususnan atau struktur ini dibentuk dari personil-personil yang handal.

Deskripsi tugas :

1. Dewan Direksi

Dewan direksi terdiri dari satu orang direktur utama, tiga orang wakil direktur utama dan enam orang direktur. Tugas utama dari direksi :

· Menentukan usaha sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan.

· Memegang kekuasaan secara penuh dan bertanggung jawab terhadap pengembangan perusahaan secara keseluruhan.

· Menentukan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan, melakukan penjadwalan seluruh kegiataan perusahaan.

2. Direktur Utama

· Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan perlatan perlengkapan.

· Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan.

· Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan dewan direksi.

3. Direktur

· Menetapkan prosedur kegiatan perusahaan ditiap-tiap manajer untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan.

· Menetapkan tujuan dari tiap-tiap manajer yang ada.

· Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggungjawabannya.

4. Direktur Keuangan

· Mengawasi operasional mengenai keuangan perusahaan.

· Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian keuangan.

· Meminta pertanggungjawaban dari tiap-tiap bagian yang ada dibawahnya.

5. Direktur Personalia

· Mengembangkan sistem perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan pegawai.

· Melaksanakan kebutuhan administrasi dan kepagawaian.

· Membina pengembangan staff administrasi.

6. Manager

· Pengarahan yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.

· Rancangan organisasi dan pekerjaan.

· Seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.

7. Manager Personalia

· Buat pengorganisasian, perencanaan program dan pengendalian unit personalia.

· Sistem penyediaan data karyawan, surat-surat serta form administrasi kegiatan personalia.

· Buat dan pastikan sistem dokumentasinya yang efektif.

· Buat sistem pelaporan seluruh kegiatan personalia.

8. Manager Pemasaran

· Menetapkan prosedur operasional informasi yang lebih efisien.

· Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.

· Bertanggungjawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur.

9. Manager Pabrik

· Bertanggung jawab kepada direktur perusahaan langsung.

· Melakukan konsultasi berkala supaya tercapai keselarasan pelaksanaan tugas.

· Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengantisipasi dan mengatasi berbagai persoalan produksi.

10. ADM & Gudang

· CMT bertugas untuk mengurus hal-hali berkaitan dengan pihak outsourcing.

· Accounting bertugas untuk melakukan membukukan transaksi yang terjadi.

· Kasir bertugas untuk membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang harian.

11. Divisi

Bagian Divisi atau Departemen yang dipimpin oleh kepala divisi atau kepala departemen bertugas memimpin bidang tugas dari departemen yang diembannya. Ada berbagai departemen atau divisi yang ada pada sebuah struktur organisasi perusahaan, misalnya departemen humas, departemen riset dan dengembangan, departemen personalia, departemen pemasaran, departemen uji kualitas, dan sebagainya.

Sistem Penggajian Karyawan di Suatu Perusahaan

1. Pengertian Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.

Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.

Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.

Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.

Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.

2. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi.

Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan.

Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan. Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli:

Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.

Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.

Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.

3. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah

Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.

Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

2. Kartu jam hadir

3. Kartu jam kerja

4. Daftar gaji dan upah

5. Rekap daftar gaji dan upah

6. Surat pernyataan gaji dan upah

7. Amplop gaji dan upah

8. Bukti kas keluar

Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.

Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.

Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.

Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.

Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.

Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.

Bukti kas keluar. Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.

4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah

Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.

Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1). Fungsi kepegawaian;

2). Fungsi pencatatan waktu;

3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah;

4). Fungsi akuntansi;

5). Fungsi keuangan.

Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.

Fungsi akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

Fungsi keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.

Daftar Standar Gaji Karyawan di Indonesia

Survei ini melibatkan 945 responden dari berbagai jenis fungsi pekerjaan dan keterampilan teknologi informasi (TI). Indonesia menyumbang 78 responden dalam survei ini. Dari jumlah tersebut, 37 responden memiliki pengalaman kurang dari 5 tahun di bidang TI, 30 responden memiliki pengalaman 5 sampai 10 tahun, dan 11 orang sudah berpengalaman di bidang TI lebih dari 10 tahun.

Dalam hal gaji, profesional TI di Indonesia yang bekerja di perusahaan sektor hukum dan keuangan negara menjadi profesional TI yang mendapat gaji tahunan paling tinggi dengan rata-rata Rp 250 juta. Jumlah ini mengalahkan rekan-rekan mereka yang bekerja di perusahaan sektor TI, web, dan telekomunikasi, yang mendapat gaji Rp 215 juta per tahun.

Inilah daftar lengkap standar gaji karyawan TI di Indonesia pekerja profesional bidang teknologi informasi berdasarkan hasil surveiZDNet :

Gaji rata-rata tahunan berdasarkan keterampilan TI dan masa pengalaman kerja (dalam rupiah)

Gaji rata-rata tahunan karyawan IT (terdapat data berdasarkan gaji bulanan) berdasarkan fungsi pekerjaan dan pengalaman kerja (dalam rupiah)

Gaji rata-rata tahunan 10 keterampilan TI paling diminati (dalam rupiah)

Gaji rata-rata tahunan (terdapat data berdasarkan gaji bulanan) berdasarkan fungsi pekerjaan dan sektor industri (dalam rupiah)

DAFTAR STANDAR GAJI KARYAWAN IT INDONESIA, Gaji Profesional Bidang Teknologi Informasi (IT), Berapa Standar Gaji Lulusan IT, Upah Programer Perusahaan Swasta, Lowongan Kerja IT Terbaru, Gaji Profesional CISCO 2012-2013, Upah Minimum Pegawai IT.